¿Cómo hacer un presupuesto?, mi experiencia y pasos para hacerlo

Soy la persona que se encarga de hacer presupuestos en Bring Connections y debo decirte que no es una tarea fácil. Voy a contarte cómo hago los presupuestos y cómo quiero hacerlos a partir de ahora.

Para ponerte en situación Bring Connections vende servicios de posicionamiento en buscadores, conversión web y experiencia de usuario. La primera dificultad que tengo es que el cliente no conoce los servicios, entonces ¿cómo voy a entregar algo que el cliente no sabe y no conoce?

Lo aprendí rápido, cuando pasaba un presupuesto a un desconocido (persona que nunca había hablado con nosotros), que simplemente por la web nos solicitaba un presupuesto no nos contrataba.

La verdad es que era bastante lógico que no lo hiciese, ya que en un presupuesto en papel no era capaz de transmitir la propuesta de valor. Nuestros servicios no son low cost y me he dado cuenta que si no detallo cómo funcionamos no consigo transmitir nuestra propuesta de valor.

El cliente en papel puede ver nuestro presupuesto al igual que puede ver cualquier otro y no ver la diferencia, ya que por mucho que yo lo detalle, los procesos son difíciles de explicar en papel.

Ejemplo; cliente no sabe bien qué es SEO ¿cómo lo detallamos en un presupuesto?. El SEO es un proceso de optimización en el que intervienen muchísimos factores, no es sencillo transmitir conceptos por escrito y en un documento no muy largo.

Mi sensación ha sido que no conseguía transmitir el valor que damos mediante nuestro servicio en un documento escrito, algo tan frío no puede describir nuestro framework de trabajo, transmitir nuestro conocimiento de la materia o hacerle ver la motivación y entusiasmo de nuestro equipo.

Entonces el cliente lee, al igual que lee otros presupuestos y si no te conoce pone mucho foco en precio, y aquí si no eres low cost tienes las de perder.

Me dí cuenta que cuando los clientes se sentaban conmigo, les escuchaba y les hacía nuestra propuesta, sobretodo comentandole cómo lo íbamos a hacer, tenía un 100% de contratación.

Entonces me puse la norma de no pasar un presupuesto por escrito sin antes tener una primera reunión en persona o videoconferencia si en persona no fuese posible.

Pero como ya te habrás imaginado, es poco escalable, ya que puedes estar todo el día de reunión y puede que no sirvan de nada… además de los recursos que supone viajar para una reunión, cientos de kilómetros…

Bring Connections está en el sur del país, es uno de nuestros puntos débiles, aquí te lo cuento a fondo.

La videoconferencia es una solución, aunque no sirve con todos los clientes, pero puede servir con ciertos clientes que han adoptado bien esta tecnología. Lo hemos hecho con algunos y ha funcionado.

Entonces puedo decirte que lo que me ha funcionado ha sido una reunión previa siempre, en persona o por videoconferencia. He tomado la decisión de no pasar un presupuesto sin tener una reunión previa, ya que me supone algunas horas hacer un presupuesto y probablemente no sirva para nada.

Puede que si tienes un servicio o producto low cost te funcione el presupuesto en frío. Si es así me gustaría leer tu experiencia. Si no tienes un producto o servicio low cost y te funciona el presupuesto en frío/papel me encantaría saberlo también.

He pensado en grabar un vídeo detallando cómo funcionan nuestros servicios y hacerlo llegar con el presupuesto. O incluso ponerlo en nuestras landing pages de venta de servicio, estoy dándole vueltas.

Lo ideal para mi es sentarme con la persona, mirarla a los ojos, que hable y cuente su problemas y/o necesidades y entonces, desde el conocimiento ofrecerle una solución a medida. De forma sincera y transparente.

Normalmente en la reuniones siempre muestro nuestros paneles de métricas, las herramientas que vamos a utilizar y cómo vamos a funcionar de forma clara.

Me ha funcionado bastante bien, y creo es porque he transmitido el valor y he generado confianza.

Te preguntarás; ¿merece la pena?, te respondo; pues como todo, depende, hay que medirlo, medir los recursos que gastas en asistir a una reunión al otro lado del país, lo que dejas de hacer en ese tiempo (el coste de oportunidad).

En definitiva medir cuánto te cuesta conseguir un cliente. El CPA=cost per acquisition (coste por adquisición) y entonces decidir. Yo estoy en el proceso de conocer nuestro CPA, aún no tenemos acciones comerciales establecidas, estamos probando canales, así que no tengo claro cual es nuestro CPA, espero saberlo dentro de poco.

Hasta aquí bien, ya tengo claro cómo presupuestar; con una reunión previa. Vale pero te cuento que me pasó estando trabajando en una cafetería habitual, bastante especial, hablando con la propietaria. Es por cierto, desde donde escribo este artículo.

cómo hacer un presupuesto
La cafetería desde la que escribo, COSO.

La chica, de Holanda, me comenta que estuvo buscando una agencia para que le gestionase la comunicación de su cafetería (que también es tienda) y que contactó con agencias locales para solicitar presupuesto. Aquí un paréntesis; dato interesante, muchas empresas acuden a empresas locales a pesar de estar en un mundo muy digital, por eso comento en este artículo que estar lejos de tu cliente es una desventaja competitiva, ya que muchas veces el cliente necesita confianza, al menos nuestro cliente si la necesita, sigo por donde iba.

Recibió varios presupuestos, y en todos se limitaban a mencionar las ideas que ella había comentado en la reunión, venían a ser un copiar pegar del dossier de servicios de la agencia en cuestión.

Me decía que no le aportan nada, no le daban ninguna previsión, ni ningún objetivo a alcanzar y que tampoco le ilusionaron.

A lo que me viene a decir, que ella era freelancer, consultora de comunicación corporativa para una agencia de Holanda. Que no tenía tiempo para gestionar la comunicación de la cafetería y que lo quería delegar, por eso contactó con las agencias.

Hablando me dice que en Holanda, muchas agencias, hacen una labor de consultoría previa y con el presupuesto/propuesta te están entregando un plan, en ese momento se me quedó grabado en la cabeza.

Ella había trabajado para proyectos de comunicación muy grandes, de millones de euros, como la implantación de ciertas medidas en vía pública, colaborando empresas privadas y públicas.

Sé es otro nivel ya que eran contratos millonarios y de varios años, pero creo que podemos aprender algo. Me quedó grabado el concepto de aportar valor en el presupuesto, y de dar realmente lo que el cliente quiere, darle una previsión, ofrecerle una meta y el camino.

Seguimos hablando y llegamos al punto que me dijo que muchas agencias en Holanda cobran por los presupuestos, en un presupuesto podría ir perfectamente un plan de marketing completo.

Que incluso la empresa podría elegir un presupuesto porque le gustase el plan de marketing aunque no eligiese a la agencia para llevarlo a cabo. Podría darse el caso que se quede con el plan de marketing para que otra agencia lo llevase a cabo.

Yo veo esto una labor de consultoría, que va muchísimo más allá de los típicos presupuestos que veo en España. Creo que en España pocas empresas pagarían por un presupuesto, aunque igual no habría que llamarlo presupuesto.

Recuerdo cuando vendía mis servicios como consultor SEO freelance, aliado con 2 agencias entregamos una propuesta muy detallada a una gran empresa inglesa, no era un plan de marketing, ya que no teníamos todos los datos de la empresa pero era un documento de muchas páginas con nuestra propuesta (se había investigado el mercado, la competencia y el cliente), varias charlas y videoconferencia, que finalmente no nos contrataron.

Te quedas con cara de tonto, al invertir tanto tiempo y que no sirva para nada. Una vez tras otra puede ser agotador.

Tal y como te he comentado quiero tener una reunión previa y además quiero aportar en ellos valor y una previsión. Sé que no será exacta ya que hasta que no empiezas a trabajar con el cliente no te facilita todos los datos que se necesitan para poder fijar unos objetivos.

Pero si que puedo pedir al cliente algunos datos en la reunión previa y poder decirle al cliente dónde queremos llegar y cómo lo vamos a hacer para llegar, desde el mismo presupuesto.

¿Qué pretendo conseguir?

Aportar valor sobretodo, y que el presupuesto sea totalmente diferente al de la competencia.

Hablarle claro al cliente, honestamente y darle una aproximación, en la cual profundizaremos en cuanto empiece la relación laboral.

Soy consciente de la cantidad de tiempo que me va a suponer esto, aunque intentaré que no sea demasiado, dependerá de las necesidades del cliente. Pero intentaré que sea el justo para aportar valor, en cuanto lo sepa te lo contaré, incluso te contaré cómo los hago exactamente.

Puedo adelantarte lo que haré es lo que hago en la labor de consultoría cuando empezamos a trabajar con un cliente; analizar el business model, mercado, cliente, competencia, esbozar una estrategia y plan de acción. Pero supongo a un nivel más superficial.

Es todo lo contrario a lo que hacen la mayoría de agencias que veo, que intentar automatizar todo, ofreciendo paquetes cerrados sin tener en cuenta las necesidades o problemas del cliente.

¿Cómo voy a realizar los presupuestos a partir de ahora?

Voy a probar a realizar este tipo de presupuesto a partir de ahora, los pasos serían;

  1. Reunión con el cliente, en persona o videoconferencia.
  2. Análisis de business model, mercado, competencia y cliente.
  3. Propuesta estratégica y plan de acción con una previsión de resultados y retorno de la inversión.

¿Crees que hacer este tipo de presupuesto puede ser un factor competitivo?

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2 comentarios en “Cómo hacer un presupuesto, mi experiencia.”

  1. Me decía un proveedor cuando buscábamos ampliar el portafolio común «Hay dos tipos de clientes, los de letras y los de números. A los de números, da igual lo que les cuentes, al final sólo van a mirar el número que pongas abajo a la derecha. A los de letras, si les cuentas y argumentas bien, te comparan él número que hayas puesto.»

    Así qué, querido Guillermo, antes de Viajar, o incluso tener reuniones largas aportando valor, intenta discriminar si tu lead, es de números o de letras.

    P.e. pídele que te de datos para preparar la reunión/presupuesto donde le des alguna pista de valor y te ayude a decidir cuanto puedes dar/dedicar en ese primer contacto.

    Responder
    • Hola Juan,

      Gracias por comentar y leer mi artículo 🙂

      Si, en parte estoy de acuerdo, creo que hay clientes que lo que miran es el importe. Entiendo el precio es un factor importante, pero creo que estamos yendo a un cliente que no mira tanto el precio (que no deja de ser importante).

      Para preparar el presupuesto si que pienso primero tener una reunión o video-conferencia previa y poder ver que tipo de persona es, ya que hacer un presupuesto como menciono en el artículo para una persona que no lo va a valorar no tendría sentido.

      Gracias por el consejo Juan.

      Un saludo.

      Responder

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